POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU REIMA-POLSKA.PL

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem:

https://reima-polska.pl/

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem w szczególności:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”);
• ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;
• przepisów dotyczących świadczenia usług drogą elektroniczną oraz komunikacji marketingowej, w zakresie mającym zastosowanie do działalności Administratora.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Serwisu jest:

HellCold Sp. z o.o.
ul. Zofii Kossak 98
43-436 Górki Wielkie, Polska
KRS: 0001002959
NIP: 5482672515
REGON: 363784210

Adres e-mail do kontaktu w sprawach związanych z Serwisem i ochroną danych:

kontakt@reima-polska.pl

Kontakt z Administratorem jest również możliwy telefonicznie pod numerem:

+48 33 85 13 795

Dane kontaktowe wskazane powyżej należy stosować również w celu realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Jeżeli Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt z IOD jest możliwy pod adresem wskazanym przez Administratora w Serwisie.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• nazwę firmy;
• stanowisko lub funkcję;
• adres lub inne dane związane z miejscem realizacji usługi;
• treść wiadomości przesłanej Administratorowi;
• dane podane w formularzu kontaktowym lub formularzu zapytania ofertowego;
• dane dotyczące prowadzonej korespondencji;
• informacje techniczne dotyczące korzystania z Serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym;
• informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii – w zakresie, w jakim takie technologie są wykorzystywane.

Administrator nie wymaga podania danych osobowych, które nie są niezbędne do realizacji określonego celu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

4.1. Obsługa zapytań i kontaktu

Jeżeli osoba kontaktuje się z Administratorem za pośrednictwem formularza, poczty elektronicznej, telefonu lub innych dostępnych kanałów, jej dane mogą być przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi;
• prowadzenia korespondencji;
• przygotowania oferty;
• ustalenia szczegółów współpracy;
• podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt ma na celu podjęcie działań przed zawarciem umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami kontaktującymi się z Administratorem.

4.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Jeżeli w wyniku kontaktu zostanie zawarta umowa, dane będą przetwarzane w celu jej zawarcia, wykonania, obsługi oraz rozliczenia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Wypełnianie obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych oraz dotyczących przechowywania dokumentacji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Dochodzenie i obrona roszczeń

Administrator może przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

4.5. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu

Dane techniczne, w tym adres IP i informacje dotyczące urządzenia, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, wykrywania nadużyć, zapobiegania atakom oraz diagnozowania problemów technicznych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.6. Statystyka i analiza korzystania z Serwisu

Jeżeli w Serwisie wykorzystywane są narzędzia analityczne, informacje o korzystaniu z Serwisu mogą być przetwarzane w celu tworzenia statystyk oraz poprawy jego funkcjonalności.

W przypadku technologii wymagających zgody użytkownika podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

4.7. Marketing bezpośredni

Administrator może przetwarzać dane w celu prowadzenia własnego marketingu bezpośredniego, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli marketing jest realizowany na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z uwzględnieniem przepisów regulujących możliwość kierowania określonych komunikatów marketingowych.

W przypadku kanałów komunikacji wymagających uprzedniej zgody Administrator pozyskuje taką zgodę przed rozpoczęciem komunikacji marketingowej.

5. Zgoda na przetwarzanie danych

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zgoda jest dobrowolna i nie jest wymagana, jeżeli przetwarzanie danych może odbywać się na innej podstawie prawnej przewidzianej przez RODO.

6. Dane podawane w formularzach

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do obsługi danego formularza lub realizacji określonego celu, dla którego formularz został udostępniony.

Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Przed wysłaniem formularza użytkownik powinien otrzymać informację o Administratorze, celu i podstawie prawnej przetwarzania danych oraz innych informacjach wymaganych przez art. 13 RODO.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

Mogą to być w szczególności:

• dostawcy hostingu i infrastruktury IT;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcy systemów obsługi formularzy;
• dostawcy usług informatycznych i serwisowych;
• dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych, jeżeli są wykorzystywane;
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub doradcze;
• podmioty świadczące usługi kurierskie lub logistyczne, jeżeli jest to konieczne do realizacji umowy;
• kancelarie prawne, firmy windykacyjne lub inne podmioty wspierające Administratora w dochodzeniu roszczeń;
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych, otrzymują dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców dochodzi do przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia, aby takie przekazanie odbywało się zgodnie z rozdziałem V RODO.

W zależności od konkretnego dostawcy podstawą przekazania może być w szczególności:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską;
• inne mechanizmy przewidziane w RODO.

Lista wykorzystywanych przez Administratora usług powinna być okresowo weryfikowana pod kątem lokalizacji przetwarzania danych i stosowanych mechanizmów transferu.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

• dane związane z obsługą zapytania – przez okres niezbędny do obsługi zapytania i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dane związane z zawartą umową – przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do dochodzenia albo obrony roszczeń;
• dane znajdujące się w dokumentacji księgowej – przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania;
• dane przetwarzane dla celów marketingowych – do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub wycofania zgody, jeżeli zgoda była wymagana.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, o ile dalsze ich przechowywanie nie jest wymagane przez prawo.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych;
2. uzyskania kopii danych;
3. sprostowania nieprawidłowych danych;
4. uzupełnienia danych niekompletnych;
5. usunięcia danych;
6. ograniczenia przetwarzania;
7. przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO;
8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach przewidzianych w RODO;
9. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
10. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu nie ma charakteru absolutnego. Administrator może być zobowiązany do dalszego przetwarzania danych, jeżeli wynika to z przepisów prawa lub istnieje inna prawnie uzasadniona podstawa.

11. Sprzeciw wobec marketingu

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą przetwarzane dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że dalsze przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie przepisów prawa dla innego celu.

12. Prawo wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

13. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, jeżeli są one technicznie stosowane w jego ramach.

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika lub informacje odczytywane z urządzenia użytkownika podczas korzystania z Serwisu.

13.1. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
• utrzymania sesji;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• zapamiętania ustawień dotyczących prywatności i cookies;
• obsługi funkcji, bez których prawidłowe działanie Serwisu byłoby niemożliwe.

W zakresie, w jakim wykorzystanie takich technologii jest niezbędne do świadczenia żądanej przez użytkownika usługi lub funkcjonalności, ich stosowanie może nie wymagać odrębnej zgody.

13.2. Cookies analityczne

Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi analitycznych, cookies mogą służyć do ustalania sposobu korzystania z Serwisu, tworzenia statystyk oraz poprawy jego funkcjonalności.

Cookies analityczne, które nie są niezbędne do działania Serwisu, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

13.3. Cookies marketingowe

Jeżeli Serwis wykorzystuje technologie reklamowe lub remarketingowe, mogą one służyć do:

• pomiaru skuteczności reklam;
• tworzenia grup odbiorców;
• prowadzenia remarketingu;
• personalizowania treści lub reklam.

Takie technologie są uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

13.4. Zarządzanie zgodą

Użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies, odrzucić cookies opcjonalne albo dostosować ustawienia poszczególnych kategorii – o ile Serwis udostępnia odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami.

Wycofanie zgody powinno być możliwe w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

Użytkownik może również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce.

Ograniczenie lub wyłączenie niektórych cookies może spowodować, że część funkcji Serwisu nie będzie działać prawidłowo.

14. Lista cookies i narzędzi zewnętrznych

Szczegółowa lista cookies powinna być utrzymywana zgodnie z aktualnym stanem technicznym Serwisu i obejmować co najmniej:

• nazwę cookie;
• dostawcę;
• kategorię;
• cel;
• czas przechowywania;
• informację, czy cookie jest własne czy podmiotu trzeciego;
• informację, czy jego użycie wymaga zgody.

Administrator nie powinien deklarować w niniejszej Polityce narzędzi lub cookies, które nie są faktycznie używane.

Lista ta powinna być aktualizowana po każdej istotnej zmianie technologicznej Serwisu.

15. Logi serwera

Korzystanie z Serwisu może wiązać się z automatycznym zapisywaniem informacji w logach serwera.

Logi mogą zawierać między innymi:

• adres IP;
• datę i czas połączenia;
• informacje o przeglądarce;
• informacje o systemie operacyjnym;
• informacje o żądanym zasobie;
• informacje dotyczące błędów.

Logi są wykorzystywane przede wszystkim w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu oraz diagnozowania problemów technicznych.

Dostęp do logów mają osoby i podmioty uprawnione do administrowania infrastrukturą informatyczną.

16. Linki do innych stron

Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych podmiotów trzecich.

Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych obowiązujące na stronach internetowych innych podmiotów.

Przed skorzystaniem z takich stron zaleca się zapoznanie z ich politykami prywatności i zasadami dotyczącymi cookies.

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe użytkowników Serwisu nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że użytkownik zostanie o tym odrębnie poinformowany, a zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy RODO.

Jeżeli w przyszłości Administrator rozpocznie profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji w zakresie objętym art. 22 RODO, stosowne informacje zostaną przedstawione użytkownikom przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

18. Dane dzieci

Serwis nie jest kierowany do dzieci i Administrator co do zasady nie zamierza świadomie gromadzić danych osobowych dzieci bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Jeżeli Administrator dowie się, że dane dziecka zostały zebrane bez wymaganej podstawy prawnej, podejmie odpowiednie działania w celu ich usunięcia, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów.

19. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

• kontrolę dostępu do danych;
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych;
• zabezpieczenia infrastruktury informatycznej;
• stosowanie szyfrowanego połączenia HTTPS;
• wykonywanie kopii zapasowych;
• zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem;
• okresową weryfikację stosowanych środków bezpieczeństwa.

20. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa;
• zmiany sposobu funkcjonowania Serwisu;
• wdrożenia nowych usług lub funkcjonalności;
• zmiany wykorzystywanych dostawców lub narzędzi;
• zmiany sposobów przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie.

21. Kontakt w sprawach prywatności

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem:

HellCold Sp. z o.o.
ul. Zofii Kossak 98
43-436 Górki Wielkie
Polska

E-mail: kontakt@reima-polska.pl

Telefon: +48 33 85 13 795

Ostatnia aktualizacja: 18 sierpnia 2026 r.